Seguimiento del tiempo y sus beneficios
El seguimiento del tiempo en una hoja de cálculo es realmente importante para mantener los registros del tiempo que los empleados han dedicado a una tarea o proyecto en particular. La hoja de seguimiento del tiempo proporciona datos claros, limpios y de fácil acceso para su uso posterior. Puede utilizar estos datos para diferentes propósitos, por ejemplo, recursos humanos, nómina, facturación del cliente e informes de estado del proyecto que envía a los clientes.
Comprensión de la plantilla de hoja de seguimiento del tiempo
Antes de seguir adelante y comenzar a desarrollar esta Hoja de seguimiento del tiempo en Excel y VBA, analicemos las funcionalidades y restricciones.
En esta hoja de seguimiento del tiempo, hemos utilizado dos hojas de trabajo diferentes. Una es la hoja de tiempo, que es la hoja principal, y la otra es la hoja de soporte para mantener los datos desplegables de la columna Nombre del proyecto y la tarea disponibles en la hoja de trabajo de la hoja de tiempo.
En TimeSheet, estamos capturando el nombre de usuario en la celda B4. Si el usuario abre este rastreador o lo restablece, el código VBA verificará si hay algún nombre disponible o no. Si el nombre no está disponible, actualizará el nombre de usuario registrado actualmente en la celda B4.
Hay 9 columnas diferentes disponibles en el rastreador de TimeSheet con encabezados Fecha, Nombre del proyecto, Nombre de la tarea, Hora de inicio, Hora de finalización, Pausas, Hora real y Comentarios.
La primera columna, la fecha, será actualizada por el propio sistema si el usuario abre el archivo, reinicia el rastreador o hace clic en el botón Hora de finalización. Si la actividad anterior está pendiente, no actualizará la fecha.
El usuario debe seleccionar el nombre del proyecto y el nombre de la tarea en el menú desplegable. Ambos desplegables están conectados con la hoja de datos de soporte y son completamente dinámicos.
En la hoja de soporte, tenemos dos listas diferentes, una es para Proyecto y otra es para Tarea. Ambas listas son dinámicas, por lo tanto, si agrega, actualiza o elimina alguno de los datos de las listas, la fórmula de Excel actualizará el rango automáticamente y lo asignará a la lista desplegable disponible en TimeSheet.
En TimeSheet, Comienzo, Fin, Tiempo Total y Tiempo actual será capturado o calculado por el propio Excel.
Si el usuario ha seleccionado Nombre del proyecto y Nombre de la tarea desde el menú desplegable, entonces puedes hacer clic en ‘Comienzo’ botón para capturar el Hora de inicio para una tarea en particular.
Una vez que el usuario finaliza la tarea, puede hacer clic en ‘Fin’ botón para capturar el Hora de finalización, calcula el Tiempo Total y Tiempo actual. Aquí, el tiempo real es después de deducir el tiempo de descanso, si el usuario lo ha mencionado manualmente.
Además de Comienzo y Fin , hay un botón más para restablecer los datos de la hoja de tiempo.
Si el usuario hace clic en Reiniciar luego se necesitará confirmación para continuar y eliminar los datos y restablecer el formulario. Si el usuario hace clic en sí en la ventana de confirmación, restablecerá el formulario.
Aquí, la protección celular se ha aplicado en Inicio fin y Tiempo Total columnas. Por lo tanto, el usuario no podrá realizar ninguna modificación o ingresar los datos manualmente en estas tres columnas.
Hora de finalización real la columna contendrá la fórmula de Excel; por lo tanto, el usuario puede ingresar el tiempo de descanso en cualquier momento para volver a calcular el tiempo real necesario para una tarea específica.
La última columna es para poner los comentarios relacionados con una tarea en particular, si es necesario. Aquí, Rotura y Observaciones no son las columnas obligatorias. El usuario puede dejarlo en blanco y actualizarlo más adelante mientras realiza un análisis de los datos de la hoja de horas.
En la parte superior de los encabezados de columna, hay una sección de resumen donde se agregan Tiempo Total, Rotura y Horas reales están mostrando. Ayudará al usuario a realizar un seguimiento de las horas totales de un día en particular.
Aparte de estas funcionalidades, existen algunas restricciones aplicadas en TimeSheet. Si el nombre del proyecto y la tarea están en blanco, el usuario no puede capturar la hora de inicio. Aparecerá una alerta de error y resaltará las celdas.
Si ha iniciado la hora y luego está intentando cerrar el archivo de Excel, aparecerá un mensaje de error para capturar la hora de finalización primero y luego al cerrar.
Si se está realizando una actividad y, de repente, Excel se cerrará por cualquier motivo y luego, si el usuario inicia la Hoja de seguimiento de tiempo, aparecerá un mensaje de alerta que indica que ‘Hay una tarea abierta que aún no se ha completado.‘.